Baukosten im Griff: Budget, Angebote und Rechnungen an einem Ort

Spätestens wenn das dritte Angebot in Form einer eingescannten Handynotiz eintrifft, während das vierte als PDF und das fünfte nur mündlich am Telefon kam, wird klar: Baukosten im Kopf oder auf Zetteln zu behalten, funktioniert nicht. Am Ende eines Hausbaus stehen leicht 30 bis 50 einzelne Positionen – Angebote, beauftragte Summen, bereits bezahlte Rechnungen. Wer hier nicht früh ein System aufbaut, weiß spätestens zur Halbzeit nicht mehr, ob das Budget noch hält.

Das typische Problem: Angebote in völlig unterschiedlichen Formaten

Jede Firma liefert ihr Angebot anders – als PDF, als Excel-Tabelle, als Foto eines handschriftlichen Zettels, manchmal nur per E-Mail-Text. Für einen echten Vergleich müsste man alle Positionen erst in eine einheitliche Form bringen. Genau diese Übertragung wird meist übersprungen, weil sie lästig ist – mit der Folge, dass Angebote nie wirklich nebeneinander verglichen werden, sondern nur „nach Gefühl“.

Plan-Kosten und Ist-Kosten getrennt betrachten

Ein häufiger Fehler ist, nur eine einzige Zahl pro Gewerk zu führen. Sinnvoller ist eine klare Trennung von drei Werten:

Geplant – was im ursprünglichen Budget für dieses Gewerk vorgesehen war
Beauftragt – die Summe aus dem tatsächlich angenommenen Angebot
Abgerechnet – was bereits in Rechnung gestellt und bezahlt wurde

Die Differenz zwischen „geplant“ und „beauftragt“ zeigt sofort, wo das Budget aus dem Ruder läuft – oft schon Monate bevor die letzte Rechnung kommt. Wer nur die abgerechneten Summen im Blick hat, merkt Kostenüberschreitungen häufig zu spät, weil bereits beauftragte, aber noch nicht abgerechnete Summen fehlen.

Angebote nach Bauphase statt nach Eingangsdatum sortieren

Angebote nach dem Datum zu sortieren, an dem sie hereinkamen, hilft beim Vergleich wenig. Sinnvoller ist die Zuordnung zur passenden Bauphase (Rohbau, Dach, Elektro, Sanitär, Innenausbau) – dann lassen sich Angebote für dasselbe Gewerk direkt nebeneinanderstellen, unabhängig davon, wann sie eingetroffen sind.

Beispiel: Ein Gewerk im Überblick

Gewerk: Elektroinstallation
Geplant: 18.000 €
Angebote: Elektro Meier 17.500 € / Elektro Bauer 19.200 €
Beauftragt: Elektro Meier, 17.500 €
Abgerechnet bisher: 8.750 € (1. Abschlagsrechnung)
Offen: 8.750 €

Auf einen Blick ist erkennbar: Das Gewerk liegt unter Plan, die Hälfte ist bereits abgerechnet, die zweite Hälfte folgt zur Fertigstellung.

Warum Excel hier schnell unübersichtlich wird

Eine Excel-Tabelle kann all das theoretisch abbilden – erfahrungsgemäß wächst sie aber mit jedem Gewerk und jeder Rechnung, bis niemand mehr genau weiß, welche Zelle mit welcher verknüpft ist. Angebote als separate PDF-Dateien lassen sich zudem nicht direkt in der Tabelle vergleichen, sondern müssen parallel geöffnet werden.

Die Finanzübersicht in richtfest

Jede Bauphase zeigt ihren Kostenverlauf mit genau diesen drei Werten – geplant, Angebot und abgerechnet. „Angebot“ ist dabei die Summe der Angebote, die du angenommen hast; „abgerechnet“ ergibt sich aus den erfassten Rechnungen, ohne dass du etwas addieren musst.

Angebote ordnest du direkt der passenden Bauphase zu und kannst sie dort vergleichen und beauftragen – alle beteiligten Firmen und ihre Kontaktdaten hast du dabei ebenfalls an einem Ort.

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